Uw eigen klerk
(op afstand)
De secretariaatsmedewerkers van ons juridisch telesecretariaat voor advocaten behandelen uw oproepen zoals een eigen klerk dat zou doen, geheel volgens uw richtlijnen.
Onze medewerkers zijn vertrouwd met vakterminologie uit verschillende domeinen van het recht. We behandelen nu reeds oproepen van eenmanskantoren, grote maatschappen met tientallen vennoten en kleine en middelgrote associaties van enkele confraters.
Uiteraard behandelen we binnenkort graag de oproepen voor uw kantoor.
Heeft u graag dat we enkel trachten door te verbinden naar de juiste medewerker en de gegevens van de beller rapporteren indien dat niet lukt?
Heeft u misschien liever dat we steeds nota nemen van de oproepen zodat u op een later tijdstip zelf kan terugbellen of ons kan vragen iemand te bellen in een bepaald dossier?
Wil u graag uw oproepen 24/7 doorschakelen, zodat voortaan uw kantoor dag en nacht bereikbaar is? Wil u graag enkel op bepaalde tijdstippen doorschakelen?
Alles is mogelijk! Wij schikken ons naar uw wensen en verlangens, net zoals een eigen medewerker dat zou doen.
Samen met u bespreekt ons juridisch telesecretariaat voor advocaten wat u het liefst heeft en stellen we een procedure, een script, op waar u zich goed bij voelt. We gaan samen op zoek naar de juiste aanpak van de oproepen voor uw kantoor.
Uiteraard kunnen we teren op onze ervaring, maar elke kantoor is anders, elke raadsman is anders en elke cliënt is anders. We passen ons dus graag aan, aan de werkwijze van uw kantoor.
Ook voor uw specialisme
Extern secretariaat voor elke advocaat
Uw cliënt merkt nog net de ANPR-camera in ooghoek. Hij legde het traject met een behoorlijk hoge snelheid af, zijn rijbewijs diende hij, ingevolge een verval van recht tot sturen, een week geleden in te leveren.
Uiteraard wil hij u graag per direct spreken.
Onze tele-klerken staan uw client steeds met de nodige empathie te woord en rapporteren uitvoerig over de oproep.
Een fietser werd aangereden door een wagen met buitenlandse nummerplaat. De persoon is gelukkig ongedeerd, maar de fiets is voor de schroothoop. De chauffeur stopte even om te kijken of alles ok was, maar nam dan de benen.
Radeloos belt de fietser uw kantoor maar u pleit net op dat moment in een andere zaak. Onze telefonisten luisteren gemoedelijk naar de fietser en noteren alvast nog het deel van de nummerplaat dat het slachtoffer nog kent en adviseren om alvast de politie te bellen en zoveel mogelijk foto’s te maken.
Uw confrater belt omdat u nog niet bent komen opdagen in de rechtbank. Vandaag wordt de kettingbotsing met de betonmolen ingeleid. Uw confrater vraagt of u wel onderweg bent. Onze operatoren zeggen dat ze dachten van wel en proberen u snel op uw mobiel te bereiken. U staat al meer dan een half uur voor een open brug. We kunnen uw confrater met u doorverbinden.
Vandaag moet er gepleit worden in een belangrijke zaak. Het O.M. liet al begrijpen dat ze het maximum zullen vorderen. U wil zich voor de zitting graag nog even afsluiten van de buitenwereld. Onze operatoren nemen ondertussen uitgebreid nota van elke binnenkomende oproep en rapporteren per mail en indien u dat wil per SMS. U kan dan na de zitting de cliënten terugbellen.
Op het moment dat u even niet bereikbaar bent, belt een cliënt uit de gevangenis. Hij is aangehouden en heeft zich van zijn zwijgrecht bediend. Hij wil u graag zo snel mogelijk spreken. Uiteraard is hij zelf telefonisch niet bereikbaar. Onze operatoren denken probleemoplossend en spreken met uw cliënt af dat hij daags nadien zal terugbellen iets na de middag indien u niet zelf in de gevangenis was in de voormiddag. Op deze manier kan u ofwel zelf langs gaan, ofwel weten we tegen dan te zeggen wanneer u naar de gevangenis zal komen.
Een verhuurder heeft zijn pand geruïneerd aangetroffen nadat de huurder vertrokken zijn. Hij is niet geneigd om de waarborg vrij te geven en wil advies van een raadsman. Terwijl u op uitstap bent met de partner, nemen onze telefonisten nota van het issue. Ze vragen om u alvast de plaatsbeschrijving en wat foto’s van de huidige toestand door te mailen.
Een koppel heeft een krediet afgesloten voor de aankoop van een woning. De bank gaf reeds een principieel akkoord en dus werd een compromis getekend, zonder opschortende voorwaarden. Nu keert de bank haar kar. Het koppel staat voor een enorme claim. Ze willen bijstand van uw kantoor. Onze operator verbindt de oproep door met uw medewerker zodat er meteen een afspraak kan worden vastgelegd.
Een cliënte wordt geconfronteerd met een claim. De tegenpartij baseert zich op een clausule in de wel heel erg kleine lettertjes van de overeenkomst, die uw cliënte nauwelijks kon lezen. Een vriend van de cliënte zei dat die clausule niet rechtsgeldig is. De dame wil u graag het contract voorleggen. U woont op dat moment een expertise bij. Onze secretariaatsmedewerkers plannen een afspraak in in uw agenda om de zaak te bespreken en vragen om alvast de overeenkomst te mailen.
Onze operatoren zijn vertrouwd met oproepen van het vredegerecht in verband met pupillen onder voorlopig bewind en de soms herhaalde oproepen van de pupillen zelf. De telefonisten tonen steeds voldoende begrip en zijn erg empathisch. Ook de oproepen eventuele zorgverstrekkers worden professioneel afgewerkt (of indien u dat wens, doorverbonden).
Het telesecretariaat van TeleDispatch heeft ruime ervaring met oproepen in het kader van de collectieve schuldenregeling. Ook wanneer het oproepen van schuldenaars betreft die niet tevreden zijn over het beperkte leefgeld behouden onze operatoren de nodige kalmte en blijven ze empathisch.
Wat doen we voor uw kantoor?
Zelfs printen en verzenden kan op afstand
Oproepen rapporteren
De klerken van ons juridisch telesecretariaat voor advocaten noteren wie er wanneer gebeld heeft en waarover de contactpersoon u wenst te spreken. Binnen de kortst mogelijke tijd na de oproep wordt u geïnformeerd over de oproep zodat u kan beslissen wanneer u de contactpersoon terug belt en zich desgevallend kan voorbereiden op het gesprek.
Oproepen doorverbinden
Ons juridisch telesecretariaat voor advocaten verbindt oproepen door naar de juiste advocaat of medewerker. Indien u dat wenst kunnen we hiervoor zelfs integreren met uw eigen centrale. Is uw medewerker onderweg, dan kunnen we uiteraard doorverbinden met het mobiel nummer van de advocaat.
Uitgaande oproepen
Soms kan het gebeuren dat u nog snel een cliënt of een collega een boodschap wil overmaken. De telefonisch van het juridisch telesecretariaat voor advocaten bellen in dat geval graag uw contactpersoon om te boodschap over te maken. Uiteraard wordt elke oproep gerapporteerd.
SALDUZ bereikbaarheid
Wij verzekeren uw telefonische bereikbaarheid tijdens uw wachtdienst en bellen u op. Zelfs in het midden van de nacht, zorgen de telefonisten van ons telesecretariaat voor advocaten er voor dat u enkele opdracht misloopt.
Veelgestelde vragen
Ook andere vragen beantwoorden we graag
U heeft analoge lijn of VoIP-lijn zonder centrale:
Via de comfort-diensten van uw operator kan u de oproepen doorschakelen naar een telefoonnummer dat we speciaal voor u reserveren.
Dit is mogelijk via een snelcode op uw toestel, via een ander toestel of van de klantendienst van uw operator.
U heeft een eigen “analoge” PBX:
De beheerder van uw centrale kan de centrale instellen zodat de oproepen, tijdsgestuurd, na een druk op een knopje, bij geen antwoord, na X aantal belpogingen,… naar ons worden doorgeschakeld. We bezorgen u hiervoor een speciaal voor u gereserveerd doorschakelnummer.
U heeft een eigen PBX met VoIP mogelijkheden:
De procedure, zoals bij een analoge PBX kan worden gevolgd, maar er kan ook gekozen worden om de oproepen naar ons af te leiden via een SIP-trunk. Voor deze laatst is soms wel wat hulp nodig van uw netwerkbeheerder en een vast IP of een vaste hostname zijn noodzakelijk.
Het grote voordeel is dat de oproepen als het ware intern worden doorgeschakeld en er dus geen extra kosten door de operator in rekening worden gebracht.
U heeft een cloud-based PBX:
Dezelfde procedures als bij een eigen PBX met VoIP mogelijkheden kunnen worden gevolgd, maar het is veel eenvoudiger om een SIP-trunk op te zetten. Een cloud-based PBX heeft immers nagenoeg altijd een vast IP of een vaste hostname.
Uiteraard!
Onze centrale herkent dat de oproepen voor u zijn bestemd. Op deze manier is het inderdaad mogelijk om de oproepen gepersonaliseerd te beantwoorden. De begroeting maakt deel uit van de afspraken die met u worden gemaakt omtrent het beantwoorden van de oproepen.
Ja en neen.
We zijn geen outbound contactcenter. Meestal schepen we deze oproepen zelfs af. Zodra uw oproepen bij ons terecht komen, bent u verlost van de televerkopers, enquêteurs, “onafhankelijke energie-brokers”,…
Wat we wel doen en zeer graag zelfs, zijn uitgaande oproepen naar cliënten om afspraken vast te leggen, informatie te vergaren en korte boodschappen door te geven, naar collega’s om hen bijvoorbeeld te informeren dat u wat later op de zitting zal zijn, naar griffie om wat dan ook door te geven.
Kortom, alle uitgaande oproepen in verband met de werking van uw kantoor doen we met plezier!
Neen!
De lijn is 24/7 beschikbaar. U kan doorschakelen wanneer u dat wenst: altijd, af en toe, enkel in het weekend, enkel in week, enkel ’s avonds, wanneer u zelf niet kon antwoorden,…
