Naadloze Communicatie voor Feestzalen: Ons Telesecretariaat Maakt het Verschil
In een tijd waar klantenservice en gastvrijheid bovenaan de lijst staan, fungeert ons telesecretariaat voor feestzalen als een cruciale verbinding tussen uw zaak en uw klanten. Ons team is een uitbreiding van uw merk, altijd klaar om elke oproep te beantwoorden. We gaan om met elk gesprek alsof het door uw eigen administratie wordt afgehandeld, en onze service sluit naadloos aan op uw merkidentiteit.
Continue Service tijdens Drukke Tijden
Onze voornaamste focus ligt op het bieden van de beste service aan uw klanten. Tijdens de piekmomenten in uw feestzaal, bijvoorbeeld bij het inrichten van evenementen, staat ons telesecretariaat klaar om binnenkomende oproepen te beantwoorden, zodat u zich volledig kunt richten op uw aanwezige klanten. Wij minimaliseren afleidingen, waardoor u en uw klanten een rustige en aangename ervaring kunnen hebben.
Expertise in Reserveringen en Evenementplanning
Ons externe secretariaat gaat verder dan alleen het afhandelen van telefoontjes. Wij hebben ruime ervaring in het regelen van reserveringen en het coördineren van evenementplanning. Indien u dat wenst, kunnen we zelfs het inplannen van reserveringen voor onze rekening nemen, waardoor u meer tijd overhoudt om u te richten op uw hoofdtaken.
Transparantie in Communicatie
Bij ons is transparantie en communicatie cruciaal. Na elk gesprek sturen we u een gedetailleerd rapport via e-mail. Dit bevat belangrijke informatie zoals het tijdstip van de oproep, de identiteit van de beller, hun verzoek, en de actie die wij hebben ondernomen.
Reserveringen en Evenementplanning
Ons telesecretariaat voor feestzalen kan zelfs een stap verder gaan door reserveringen te registreren en de evenementplanning op een vooraf afgesproken tijdstip naar u te sturen. Elk rapport dat we sturen, geeft ook aan welke zaal we voor elke reservering hebben toegewezen. Deze service helpt bij het stroomlijnen van uw zaalbeheer en draagt bij aan een soepele rotatie van evenementen, wat de klanttevredenheid ten goede komt.
Flexibiliteit met Reserveringssystemen
Ons externe secretariaatsteam erkent het belang van technologische veelzijdigheid. Daarom kunnen we werken met elke reserveringstool die momenteel beschikbaar is op de markt. Of u nu gebruik maakt van een geavanceerd cloud-gebaseerd systeem of een offline tool, onze medewerkers zijn bekwaam in beide. Onze expertise omvat verschillende platforms en software, en we breiden onze vaardigheden voortdurend uit om aan uw unieke behoeften te voldoen, ongeacht de technologie die u in uw zaak gebruikt.
Aanvullende Diensten voor Uw Feestzaal
Ons telesecretariaat voor feestzalen biedt meer dan standaard taken en biedt u een reeks aanvullende diensten die uw zaalbeheer naar een hoger niveau tillen. We kunnen helpen bij het coördineren van cateringservices of het verwerken van de inschrijvingen voor uw evenementen.
Met de hedendaagse technologie kunnen we zelfs op afstand zaalindelingen beheren, waardoor uw klanten een efficiënt en soepel planningsproces ervaren. En of uw klanten nu transport nodig hebben of speciale decoratieverzoeken hebben, ons team kan deze voor hen regelen.
Onze externe administratieve dienst kan ook zaken als klachtenafhandeling, het beantwoorden van algemene vragen van klanten, het updaten van de zaalstatus en het regelen van speciale verzoeken (zoals extra apparatuur of dieetvriendelijke maaltijden) op zich nemen. Kortom, ons telesecretariaat voor feestzalen is ontworpen om u te ontlasten van tal van operationele taken, zodat u zich kunt concentreren op het leveren van de ultieme klantbeleving.
Veelgestelde vragen
U heeft analoge lijn of VoIP-lijn zonder centrale:
Via de comfort-diensten van uw operator kan u de oproepen doorschakelen naar een telefoonnummer dat we speciaal voor u reserveren.
Dit is mogelijk via een snelcode op uw toestel, via een ander toestel of van de klantendienst van uw operator.
U heeft een eigen “analoge” PBX:
De beheerder van uw centrale kan de centrale instellen zodat de oproepen, tijdsgestuurd, na een druk op een knopje, bij geen antwoord, na X aantal belpogingen,… naar ons worden doorgeschakeld. We bezorgen u hiervoor een speciaal voor u gereserveerd doorschakelnummer.
U heeft een eigen PBX met VoIP mogelijkheden:
De procedure, zoals bij een analoge PBX kan worden gevolgd, maar er kan ook gekozen worden om de oproepen naar ons af te leiden via een SIP-trunk. Voor deze laatst is soms wel wat hulp nodig van uw netwerkbeheerder en een vast IP of een vaste hostname zijn noodzakelijk.
Het grote voordeel is dat de oproepen als het ware intern worden doorgeschakeld en er dus geen extra kosten door de operator in rekening worden gebracht.
U heeft een cloud-based PBX:
Dezelfde procedures als bij een eigen PBX met VoIP mogelijkheden kunnen worden gevolgd, maar het is veel eenvoudiger om een SIP-trunk op te zetten. Een cloud-based PBX heeft immers nagenoeg altijd een vast IP of een vaste hostname.
Uiteraard!
Onze centrale herkent dat de oproepen voor u zijn bestemd. Op deze manier is het inderdaad mogelijk om de oproepen gepersonaliseerd te beantwoorden. De begroeting maakt deel uit van de afspraken die met u worden gemaakt omtrent het beantwoorden van de oproepen.
Ja en neen.
We zijn geen outbound contactcenter. Meestal schepen we deze oproepen zelfs af. Zodra uw oproepen bij ons terecht komen, bent u verlost van de televerkopers, enquêteurs, “onafhankelijke energie-brokers”,…
Wat we wel doen en zeer graag zelfs, zijn uitgaande oproepen naar gasten om hen bijvoorbeeld uit te nodigen om de zalen eens te komen bekijken, een taxi te regelen voor een gast zonder vervoer, nog snel een ballonnenboog proberen te fixen,…
Kortom, alle uitgaande oproepen in verband met de werking van uw feestzaal doen we met plezier!
Neen!
De lijn is 24/7 beschikbaar. U kan doorschakelen wanneer u dat wenst: altijd, af en toe, enkel in het weekend, enkel in week, enkel ’s avonds, wanneer u zelf niet kon antwoorden,…
We werken met elk online softwarepakket op de markt, in the cloud of offline, het maakt niet uit. We passen ons aan uw werking aan.
Nog vragen?
