Voor verwarmingsbedrijven en HVAC-techniekers

Telesecretariaat voor verwarmingstechniekers

Wij beantwoorden klantvragen in uw bedrijfsnaam, verzamelen de juiste gegevens en zorgen voor een heldere overdracht. Een storing kan, als u dat wenst, meteen de afgesproken wachtdienstprocedure starten.

Bespreek uw telefoonopvang Bekijk onze werkwijze

Uw telefonische backoffice

U werkt aan de installatie. Wij houden uw bedrijf bereikbaar.

Tijdens een onderhoud, ketelvervanging of interventie kunt u niet telkens stoppen om de telefoon op te nemen. Toch kan precies die oproep een nieuwe klant, een vervolgafspraak of een belangrijke storing zijn.

TeleDispatch neemt op in naam van uw verwarmingsbedrijf. We beantwoorden praktische vragen binnen de instructies die u vooraf bepaalt en registreren aanvragen met de technische context die u nodig hebt om gericht terug te bellen.

Telefonische bereikbaarheid staat voorop. Alleen wanneer een melding aan uw criteria voor dringende opvolging voldoet, schakelen we door naar de afgesproken technieker of wachtdienst.

Praktijkvoorbeeld: lees welke gegevens van “geen verwarming op zondag” een bruikbare melding voor de wachtdienst maken.

FlexibelBij geen antwoord, tijdens drukke uren, na sluitingstijd of permanent.

Uw bedrijfsnaamEen professioneel en herkenbaar eerste contact voor iedere beller.

Praktische selectieOfferte, onderhoud, planning en storing uit elkaar houden.

Technische contextGegevens verzamelen zonder zelf een diagnose te stellen.

Gerichte overdrachtUw team ontvangt de informatie via de afgesproken route.

Rust op de werf, bereikbaarheid voor de klant

Niet elk telefoontje is dringend. Elk telefoontje verdient wel een duidelijke volgende stap.

We scheiden planbare klantvragen van storingsmeldingen en volgen voor beide uw instructies. Zo wordt uw technieker niet onnodig onderbroken, terwijl een relevante aanvraag niet verloren gaat.

Onze werkwijze

Van binnenkomende oproep tot heldere opvolging

Voor de start leggen we samen vast wat we mogen beantwoorden, welke gegevens noodzakelijk zijn en wanneer iemand onmiddellijk gecontacteerd wordt.

Opnemen in uw naam

We begroeten de beller zoals afgesproken en maken duidelijk dat de vraag voor uw bedrijf wordt behandeld.

Eigen openingszin en bedrijfsnaam
Aanspreekvorm en formulering vooraf afgestemd
Opvang op de momenten die u kiest

De vraag herkennen

We onderscheiden een nieuwe aanvraag, onderhoudsvraag, afspraakwijziging, facturatievraag of technische storing.

Nieuwe of bestaande klant
Planbaar of mogelijk dringend
Juiste dienst, regio of contactpersoon

Gericht uitvragen

De operator volgt uw intakeformulier en vraagt alleen informatie die uw team echt nodig heeft.

Locatie en bereikbaarheid
Installatietype en zichtbare foutmelding
Impact, timing en praktische toegang

Overdragen of dispatchen

Planbare vragen gaan naar de afgesproken inbox of planning. Alleen passende storingen starten de vastgelegde contactcascade.

Tijdens een actieve interventie kan de verwarmingstechnieker na bewuste activering via de browser zonder apart toestel periodiek zijn locatie delen voor een indicatieve inschatting van zijn aankomst. Bekijk locatieopvolging voor verwarmingsinterventies

Bericht per e-mail, SMS of systeem
Wachttechnieker volgens planning
Fallback bij geen bevestigde ontvangst

Sectorspecifieke intake

Welke informatie kan de operator verzamelen?

U kiest zelf welke velden per oproeptype verplicht zijn. Voor een offerte is andere informatie nodig dan voor een ketelstoring buiten de kantooruren.

Klant en contact

Naam, telefoonnummer, klantstatus en wie ter plaatse bereikbaar is.

Exacte locatie

Adres, gebouwdeel, verdieping, lokaal en eventuele toegangsafspraken.

Installatie

Ketel, warmtepomp, boiler of HVAC-installatie, met merk, model of installatienummer indien bekend.

Waarneembare klacht

Geen verwarming, geen warm water, drukverlies, geluid, lek of foutcode zoals de beller die ziet.

Impact en timing

Sinds wanneer het probleem bestaat, welke ruimtes of gebruikers getroffen zijn en wanneer toegang mogelijk is.

Contract en historiek

Onderhoudscontract, garantie, eerdere interventie of gekende contactpersoon volgens uw gegevens.

Herkenbare oproepen

Van nieuwe offerte tot storingsmelding

De inhoud en vervolgactie worden per scenario afgestemd op uw dagelijkse werking.

Nieuwe installatie

Een prospect vraagt een offerte voor een ketel, warmtepomp of renovatie. Wij registreren woningtype, locatie en gewenste timing.

Onderhoud plannen

Een klant wil periodiek onderhoud of een keuring inplannen. Wij verzamelen de praktische gegevens voor uw planning.

Geen verwarming

De installatie werkt niet zoals verwacht. We noteren de symptomen en impact zonder op afstand een diagnose te stellen.

Geen warm water

We brengen toestel, foutcode, timing en bereikbaarheid in kaart en volgen de afgesproken prioriteitsregels.

Lek of drukverlies

De beller beschrijft wat zichtbaar is. Bij een mogelijk onveilige situatie geldt altijd uw vooraf bepaalde veiligheidsroute.

Buiten de kantooruren

Planbare vragen wachten op de dagdienst; alleen meldingen die aan uw criteria voldoen gaan naar de wachttechnieker.

Duidelijke grenzen

Een telefonische eerste lijn, geen technische diagnose

TeleDispatch werkt met uw scripts en beslisregels. Onze operatoren vervangen geen verwarmingsspecialist en geven geen eigen herstel-, veiligheids- of installatieadvies.

Geen diagnose op afstand

We registreren wat de beller waarneemt en laten de technische beoordeling aan uw vakmensen.

Acuut gevaar blijft een noodgeval

Bij brand, een CO-alarm, gasgeur of onmiddellijk gevaar moet de beller de officiële hulpdiensten via 112 contacteren.

Dispatching volgens afspraak

We activeren alleen contactpersonen en stappen die u vooraf hebt goedgekeurd; de technieker beslist over de interventie.

Geen onbevestigde belofte

We communiceren alleen responstijden, prijzen of garanties die u uitdrukkelijk met ons hebt vastgelegd.

Praktische vragen

Veelgestelde vragen

Is deze telefoonopvang ook geschikt voor een zelfstandige technieker?

Ja. U kunt alleen doorschakelen wanneer u op een werf staat, aan het rijden bent of niet opneemt. We stemmen de intake en rapportage af op een kleine of grotere werking.

Kunnen jullie afspraken voor onderhoud inplannen?

Dat kan wanneer uw planning en afspraakregels daarvoor geschikt zijn. Anders registreren we een volledig terugbelverzoek met toestel, locatie, voorkeurmoment en contactgegevens.

Hoe bepalen jullie of een storing dringend is?

Niet op basis van een eigen technische beoordeling. We volgen uw vooraf vastgelegde vragen, criteria en uitzonderingen en starten alleen de bijbehorende actie.

Kunnen jullie onze wachttechnieker bellen?

Ja, als onderdeel van een afgesproken storingsprocedure. We gebruiken uw planning en fallbackcontacten en registreren de contactpogingen en bevestiging.

Kan de telefoonopvang alleen buiten de kantooruren actief zijn?

Ja. U kunt kiezen voor opvang buiten de kantooruren, tijdens piekmomenten, bij geen antwoord, tijdens vakantie of als permanente eerste lijn.

Vrijblijvend kennismaken

Welke oproepen wilt u niet meer missen?

Vertel ons hoe uw planning, servicegebied en eventuele wachtdienst werken. We bekijken samen welke intake en opvolging bij uw verwarmingsbedrijf passen.

+32 2 342 02 56 info@teledispatch.eu