Van intake tot geteste werking
We vertalen uw dagelijkse werking naar duidelijke vragen, bevoegdheden, contactroutes en fallback. Daarna testen we eerst — en gaan we pas live wanneer de afspraken kloppen.
Geen standaard callscript
Een betrouwbare opvang begint niet bij de telefoon, maar bij heldere afspraken over wat onze medewerker hoort, vraagt en vervolgens doet.
We brengen uw oproeptypes, openingstijden, medewerkers, agenda’s, permanenties en uitzonderingen in kaart. U bepaalt welke handelingen TeleDispatch zelfstandig mag uitvoeren en wanneer uw eigen verantwoordelijke nodig is.
Ook een klein of tijdelijk volume kan vooraf worden ingericht. Zo kunt u doorschakelen zodra ziekte, verlof, een opleiding of onverwachte drukte dat nodig maakt.
De opstart in vijf stappen
De omvang verschilt per opdracht, maar de logica blijft dezelfde.
We bepalen wanneer u opvang wilt en welke oproepen of meldingen binnen de opdracht vallen.
We bespreken uw bereikbaarheid, typische vragen, piekmomenten en huidige werkwijze. Daarbij maken we meteen onderscheid tussen administratieve verwerking, commerciële vragen, technische dispatching en situaties die bij uw eigen specialist blijven.
Per soort oproep leggen we vast welke informatie nodig is om de volgende stap mogelijk te maken.
Een afspraak vraagt andere gegevens dan een defectmelding of terugbelverzoek. We maken korte, bruikbare intakeflows en voorzien uitzonderingen voor bekende klanten, meerdere locaties of verschillende diensten.
We spreken af wat TeleDispatch zelf uitvoert en wanneer we iemand van uw organisatie inschakelen.
U bepaalt onder meer welke afspraken we mogen boeken, welke informatie we mogen meedelen en welke signalen onmiddellijke aandacht vragen. Een contactmatrix beschrijft de primaire route en de fallback wanneer iemand niet reageert.
E-mail, agenda, ticketing, doorschakeling of platform worden praktisch beproefd.
Waar mogelijk gebruiken we een eigen account met beperkte rechten. Als een rechtstreekse toegang niet geschikt is, kiezen we een werkbare e-mail-, agenda- of terugbelprocedure. De eenvoudige route krijgt altijd voorrang op nodeloze complexiteit.
We doorlopen herkenbare scenario’s en controleren of de juiste informatie op de juiste plaats aankomt.
Na de activering volgen we vragen en uitzonderingen op. Instructies kunnen worden verfijnd wanneer een oproeptype anders blijkt te lopen dan verwacht. Zo groeit de werking gecontroleerd mee zonder dat u alles vooraf perfect hoeft te voorspellen.
Test niet alleen de ideale oproep
We bekijken ook wat er gebeurt wanneer de gewenste medewerker niet opneemt, een agenda tijdelijk niet bereikbaar is, een vraag buiten de instructies valt of meerdere dringende meldingen tegelijk binnenkomen.
De standaardvraag wordt volledig verwerkt en teruggekoppeld.
Een onbekende situatie wordt veilig geregistreerd zonder ongeoorloofde belofte.
Een tweede persoon, alternatief kanaal of terugbelactie neemt gecontroleerd over.
Praktische vragen
Dat hangt af van de gewenste taken, toegang en uitzonderingen. Een eenvoudige berichtendienst vraagt minder voorbereiding dan agendabeheer of een technische escalatiematrix. Na de intake ontvangt u een realistische planning.
Nee. U kunt beginnen met één oproeptype, enkele uren of alleen overflow en later uitbreiden.
Ja. De begroeting, instructies en contactroutes kunnen vooraf worden voorbereid en getest, zodat u de opvang activeert wanneer dat nodig is.
Wijzigingen worden gecontroleerd verwerkt. Belangrijke instructies worden opnieuw bevestigd en waar nodig getest.
Klaar voor een werkbare eerste versie?