Klant en order herkennen
We verzamelen genoeg informatie om de juiste bestelling te vinden en veilig over de status te communiceren.
- Naam en bereikbaarheid
- Ordernummer, datum en product
- Eventueel leveradres of gekozen verzendmethode ter controle
Voor webshops, makers en kleinere e-commerceteams
Telefonische klantenservice voor webshops
Uw klanten krijgen een persoonlijk antwoord over hun bestelling, personalisatie, levering of retour, terwijl uw eigen team verder produceert, inpakt en verzendt.
Basisabonnement< € 4per dag
Bekijk alle tarieven
Betaalbaar en flexibel
24/7 telefoonopvang vanaf € 95 per maand
Het verbruik wordt afzonderlijk aangerekend. Kies vaste uren, overloop of extra opvang tijdens pieken.
Uw klantendienst naast atelier en magazijn
Persoonlijk bereikbaar zonder het werk telkens neer te leggen
In een kleiner webshopteam doet één persoon vaak meer dan één taak. Tijdens productie, personalisatie, picking of verpakking komt een telefoontje precies wanneer beide handen nodig zijn.
TeleDispatch neemt op met uw webshopnaam en brengt de vraag terug tot een concrete actie. We zoeken het ordernummer op wanneer dat binnen de afgesproken toegang mogelijk is, verzamelen ontbrekende gegevens en geven goedgekeurde informatie over status, werkwijze en termijnen.
We beslissen niet zelf over uitzonderlijke kortingen, terugbetalingen of wijzigingen aan maatwerk. Wat buiten onze bevoegdheid valt, wordt een volledig en geprioriteerd ticket voor de juiste medewerker. Zo blijft de klant geholpen zonder dat uw team voortdurend uit productie of verzending wordt gehaald.
24/7Bereikbaarheid op de uren die passen bij uw klanten en team.
Uw webshopnaamEen herkenbaar antwoord als verlengstuk van uw eigen service.
OrdergerichtKlant, bestelling en vraag samen in één duidelijk dossier.
Heldere grenzenAlleen antwoorden en acties die u vooraf heeft goedgekeurd.
PiekbestendigExtra opvang tijdens acties, eindejaar of een succesvolle lancering.
Een kleine ploeg hoeft niet klein te klinken
Uw klant krijgt aandacht, ook wanneer iedereen aan het maken of verzenden is.
Wij houden de telefoon uit het atelier en van de inpaktafel, maar bewaren het persoonlijke karakter van uw webshop. Iedere beller hoort wat we wél kunnen doen en krijgt een concrete volgende stap.
Onze werkwijze
Van telefoonvraag naar afgewerkte actie of duidelijk ticket
Voor de start leggen we per vraagtype vast welke informatie beschikbaar is, welke handelingen zijn toegestaan en wanneer uw team moet overnemen.
Vraag en timing verduidelijken
We bepalen wat de klant precies wil weten of wijzigen en of er een tijdsgevoelige stap nodig is.
- Productie- of personalisatiestatus
- Verzend-, lever- of retourvraag
- Gewenste oplossing en relevante termijn
Toegestane actie uitvoeren
Binnen uw afspraken geven we informatie, registreren we een aanvraag of zetten we de vraag klaar voor de bevoegde medewerker.
- Goedgekeurd statusantwoord
- Ticket voor atelier, magazijn of administratie
- Escalatie bij uitzondering of vastgelopen levering
Verwachting en rapportage sluiten
De klant weet wat er gebeurt en uw team ontvangt de context die nodig is om gericht verder te werken.
- Heldere volgende stap en realistische termijn
- Compact verslag via afgesproken kanaal
- Openstaande actie zichtbaar voor de juiste persoon
Typische webshopvragen
Klantenservice die uw bestelproces begrijpt
De exacte behandeling volgt uw verkoopvoorwaarden, systemen en interne rollen. Zo blijft ieder antwoord herkenbaar en controleerbaar.
Orderstatus
Controleren of een bestelling ontvangen, in productie, ingepakt of verzonden is.
Personalisatie en maatwerk
Tekst, maat, kleur of aangeleverde gegevens verifiëren en wijzigingen tijdig naar het atelier sturen.
Levering en tracking
Verzendstatus, trackinginformatie en gemelde bezorgproblemen volgens uw procedure behandelen.
Retour en omruiling
Voorwaarden uitleggen, retourreden registreren en de afgesproken instructies bezorgen.
Product- en voorraadvragen
Beschikbare productinformatie geven of een inhoudelijke vraag gericht laten beantwoorden.
Schade of ontbrekend artikel
Order, verpakking, probleem en bewijsmateriaal volledig registreren voor snelle opvolging.
Welke vragen kunt u extern laten afhandelen en welke blijven beter intern? Een eenvoudig besliskader maakt het verschil tussen goedgekeurde informatie, een volledig ticket en een beslissing van uw eigen team. Bekijk het praktische besliskader
Duidelijk voor klant én team
Service binnen de grenzen van uw webshop
We starten met uw verzendbelofte, retourvoorwaarden, personalisatieproces, veelgestelde vragen en bevoegdheden. Daarbij leggen we ook vast wat nooit telefonisch wordt aangepast en welke gegevens niet worden gevraagd.
TeleDispatch neemt geen volledige betaalkaartgegevens aan, belooft geen terugbetaling zonder uw toestemming en wijzigt geen maatwerkorder nadat uw afgesproken grens is bereikt. Bij twijfel maken we geen gok: we registreren de vraag en zetten ze bij de juiste beslisser.
OrdernummersProductstatusPersonalisatieLeveringRetourregelsTicketsBevoegdhedenRapportage
Verkoopt u ook via automaten of een onbemande shop? Betaal-, uitgifte- en toegangsproblemen vragen een andere intake dan een gewone webshoporder. Bekijk telefonische selfservicesupport
Verwante oplossingen
Laat telefoon, bestellingen en verzending samenwerken
Combineer klantenservice met de werkwijze die bij uw webshop en logistiek past.
Praktische vragen
Veelgestelde vragen
Kunnen jullie in ons webshop- of ordersysteem werken?
Dat kan wanneer het systeem geschikte externe toegang en beperkte gebruikersrechten biedt. We testen vooraf welke informatie zichtbaar is en welke handelingen veilig binnen onze opdracht passen.
Kunnen jullie bestellingen wijzigen of annuleren?
Alleen binnen de regels en bevoegdheden die u vooraf vastlegt. Bij maatwerk, reeds gestarte productie of een uitzonderlijke situatie registreren we de vraag voor uw eigen beslisser.
Hoe behandelen jullie retouren en terugbetalingen?
We kunnen voorwaarden toelichten, de retourreden vastleggen en goedgekeurde instructies bezorgen. Een terugbetaling of uitzondering wordt alleen uitgevoerd wanneer u die bevoegdheid en werkwijze expliciet heeft vastgelegd.
Kunnen jullie alleen tijdens piekperiodes inspringen?
Ja. U kunt kiezen voor vaste opvang, overloop bij geen antwoord of extra capaciteit tijdens acties, productlanceringen, eindejaar en verlofperiodes.
Wat als een klant een antwoord vraagt dat niet in de afspraken staat?
Dan improviseren we niet. We verzamelen de volledige vraag, maken de gewenste urgentie duidelijk en bezorgen ze aan de aangewezen medewerker met een realistische verwachting voor de klant.
Persoonlijke service zonder productiestop