Een collega is ziek
De secretaresse of dispatcher valt onverwacht uit. Wij vangen de lijn op volgens een vooraf voorbereide basisinstructie.
Wanneer u ons nodig hebt
Telefoonopvang op de momenten die voor u tellen.
Niet ieder bedrijf heeft elke dag een drukke telefoonlijn. Soms wilt u vooral zeker zijn dat er iemand klaarzit tijdens een behandeling, lunchpauze, afwezigheid, piekmoment of onverwachte uitval.
Uw team neemt pauze. Uw bereikbaarheid hoeft dat niet te doen.24/7Beschikbaar wanneer uw eigen team dat niet is.
Klein volume welkomOok enkele belangrijke oproepen verdienen een goed antwoord.
Tijdelijk of vastVan één pauze of afwezigheid tot structurele opvang.
Uw bedrijfsnaamEen echte medewerker neemt professioneel op.
Vooraf afgesprokenU bepaalt welke vragen en acties bij elke oproep horen.
Uw aandacht is ergens anders nodig
De telefoon rinkelt zelden op het ideale moment.
In veel beroepen kunt u niet zomaar stoppen waar u mee bezig bent. Wij houden het contact met uw klant of patiënt warm en volgen uw afspraken.
DierenartsenDe handen vol tijdens een behandeling?
Wij beantwoorden de telefoon, registreren de vraag en volgen het protocol van uw praktijk.
Bekijk veterinair telesecretariaat
KinesistenAan het behandelen of masseren?
Uw patiënt behoudt uw volle aandacht, terwijl wij afspraken en terugbelverzoeken verwerken.
Bekijk opvang voor kinesistenIeder teamNood aan een echte middagpauze?
Laat uw team even loskomen zonder dat klanten of patiënten op een voicemail botsen.
Ontdek telesecretariaatMeer redenen dan u denkt
Ook tijdelijke opvang kan veel rust brengen.
U hoeft niet te wachten tot uw telefoon permanent overloopt. We kunnen juist op de kwetsbare momenten inspringen.
Verlof of zwangerschap
Overbrug een langere afwezigheid zonder telkens opnieuw een tijdelijke telefoonwerking te organiseren.
Teambuilding of bedrijfsfeest
Uw hele ploeg kan deelnemen, terwijl belangrijke oproepen professioneel worden aangenomen en doorgegeven.
Vergadering of opleiding
Blijf ongestoord bij de inhoud. Wij noteren wie belde, waarom en wanneer terugbellen past.
Piekmomenten
Laat overloop naar ons komen wanneer balie, planning of eigen telefoonteam tijdelijk verzadigd is.
Nacht en weekend
Voor dringende of commerciële oproepen buiten de kantooruren volgen we de route die u vooraf bepaalt.
LunchpauzeConsultatieInterventie op locatieZiekteVakantieOpleidingEvenementNa kantooruren
Ook voor een klein oproepvolume
De zekerheid dat er iemand klaarzit, is soms al genoeg.
Een beperkt aantal oproepen is geen bezwaar. Voor een zelfstandige of kleine praktijk kan net die ene nieuwe klant, patiënt of dringende melding belangrijk zijn. We stemmen de formule af op uw volume en op wat onze medewerker werkelijk moet doen.
Eenvoudig georganiseerd
U kiest wanneer we inspringen.
De telefoonopvang kan structureel lopen of alleen geactiveerd worden wanneer uw eigen team niet kan opnemen.
We leren uw werking kennen
We leggen uw begroeting, basisvragen, bevoegdheden en contactpersonen vast.
U kiest de momenten
Permanent, op vaste uren, bij geen antwoord of alleen tijdens een tijdelijke afwezigheid.
Wij nemen op en handelen
We registreren, plannen, verbinden of rapporteren volgens de afspraken die vooraf zijn getest.
Praktische vragen
Flexibel starten
Is een groot aantal oproepen vereist?
Nee. Ook bij een klein volume kan het belangrijk zijn dat iedere oproep persoonlijk wordt beantwoord. We bekijken welke formule past bij uw verwachte gebruik en de complexiteit van de verwerking.
Kan ik alleen tijdens de lunch doorschakelen?
Ja. U kunt werken met vaste uren, doorschakeling bij geen antwoord of zelf activeren wanneer uw team tijdelijk niet beschikbaar is.
Kunnen jullie onverwacht inspringen bij ziekte?
Dat lukt het vlotst wanneer de basiswerking vooraf is ingericht en getest. Daarna kunnen we bij een onverwachte afwezigheid snel volgens die afspraken inspringen.
Wat ontvangt mijn team na een oproep?
Dat spreekt u vooraf af: bijvoorbeeld een e-mail, een terugbelverzoek in my.calltakers.eu, een agenda-afspraak, een ticket of een dringende doorschakeling.
Niets moet, veel kan